La messagerie en ligne n’a rien de nouveau dans le monde des professionnels (ou même dans celui de Microsoft), mais son orientation sur Microsoft Teams permet d’organiser le chat entre membres d’une même organisation. Microsoft Teams a quelques similitudes évidentes avec Slack et HipChat et les autres services de chat pour les pros, mais le logiciel a un objectif différent. Il s’agit d’un chat pour les groupes de collaborateurs de votre entreprise qui utilisent déjà les outils et services Office 365 et qui souhaitent collaborer autour de ces programmes mais également avec plus de 150 services tiers.
La plateforme est conçue comme un hub où une équipe de pros peut trouver à la fois les outils et le contenu dont elle a besoin pour mener à bien une tâche collaborative – qu’il s’agisse de rejoindre un appel vocal ou vidéo, de travailler avec des documents ou d’échanger des informations par chat. Vous pouvez le faire dans le navigateur ou dans les applications Teams pour Windows, Mac, iOS, et Android.
Teams utilise l’expérience familière d’ouverture de session Office 365, y compris l’authentification multifactorielle si cela est configuré. Les fonctionnalités ne sont pas encore identiques d’une application à l’autre, et ce sont les clients Web et desktop qui disposent du plus grand nombre d’outils. Sous iOS, vous pouvez voir les fichiers dans chaque canal, et voir les appels téléphoniques entrants des membres de l’équipe. Sous Android, il y a une vue supplémentaire des fichiers récents, ainsi que des appels audio et vidéo, des aperçus des URLs et des liens profonds vers l’onglet OneNote.
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Jusqu’à 999 personnes sur un même salon
Microsoft Teams est constitué d’une série de contenus et d’outils laissés en accès libre aux membres de votre organisation. Conçue pour réunir des personnes qui travaillent en étroite collaboration, les Teams (les groupes de discussion dans Teams) peuvent compter jusqu’à 999 personnes si nécessaire.
Le groupe de personnes composant une Team, ou salon, s’impose littéralement comme un groupe Office 365 : il y a un site d’équipe SharePoint, un cahier OneNote et un calendrier créé automatiquement pour chaque équipe. Les onglets Fichiers et Wiki qui apparaissent automatiquement pour chaque salon sont des fonctionnalités SharePoint. L’intégration de OneNote signifie que vous pouvez avoir vos notes partagées et individuelles dans le même outil. Curieusement, l’onglet Notes de l’équipe OneNote n’est plus ajouté automatiquement, rendant cette fonctionnalité très utile difficile à trouver.
Un manager peut créer un Teams, mais vos collègues peuvent le faire également, pour des groupes formels ou ad hoc. Les groupes ainsi créés peuvent être publics ou privés ; les propriétaires de ces groupes contrôlent cela (et peuvent aussi choisir si les gens peuvent se joindre à un groupe public ou s’ils doivent être cooptés). Les propriétaires peuvent gérer les outils disponibles, ainsi qu’ajouter et supprimer des personnes et les promouvoir en tant qu’administrateurs. Vous pouvez créer plusieurs canaux dans une équipe pour discuter de différents sujets, et choisir si les membres peuvent créer plus de canaux eux-mêmes, supprimer ceux qui ne sont pas utilisés, ou utiliser des fonctions comme les GIF animés Giphy, les autocollants et les mèmes dans le chat.
Un accès total aux contenus partagés
Cela signifie que vous risquez de vous retrouver dans plusieurs groupes. Vous ne pouvez pas l’empêcher, mais vous pouvez faire en sorte de vous intéresser uniquement aux groupes que vous souhaitez (ou simplement ajouter ceux que vous utilisez dans vos Favoris et ignorer les autres). Trouver le bon équilibre entre qui ajoute qui à quels groupes est plus un problème de gestion qu’un problème technologique, et Teams (et les groupes sous-jacents) adopte une approche raisonnablement légère à cet égard, soutenue par toutes les options Office 365 pour contrôler qui a accès aux fichiers et aux services.
Ainsi, même si un membre des services commerciaux est ajouté à une équipe de la direction financière, cela ne lui donne pas accès aux fichiers financiers stockés ailleurs dans SharePoint. L’onglet Fichiers de l’interface vous montre les fichiers de toutes les équipes dont vous faites partie, avec des liens vers OneDrive for Business et votre propre dossier de téléchargement.
Il y a plusieurs façons de chatter en équipe. Chaque canal dispose d’un chat texte de groupe, qui est intégré dans les conversations individuelles et fonctionne très bien pour vous aider à suivre des sujets spécifiques plutôt que le flux de discussion libre pour tous. La façon dont vous pouvez structurer les équipes en canaux et les canaux en conversations est particulièrement utile.
Le chat thématique, un jeu d’enfant à mettre en place
Bien que le chat thématique demande un peu plus de discipline que de simplement taper dans un canal de chat et de laisser tout le monde régler la façon dont la conversation est censée fonctionner, il est plus que payant lorsque vous avez besoin de parler avec beaucoup de gens, ou de reprendre une vieille conversation et de ne pas perdre le contexte. C’est une fonctionnalité extrêmement utile que même Slack a rapidement ajoutée en option.
Cela peut sembler ésotérique, mais cette fonctionnalité est important pour les développeurs et les directions métiers qui veulent utiliser le chat pour discuter de ce sur quoi ils travaillent, et vous pouvez également partager des extraits de code sans que le formatage soit modifié.
En plus des discussions de groupe, vous pouvez avoir des conversations “privées” avec d’autres membres de l’équipe. Si vous voulez partager des fichiers en chat, ils doivent venir de l’équipe OneDrive, mais il y a un bouton dans la fenêtre de chat pour télécharger des fichiers à partager. Sur le Web, la version desktop et les applications Android, vous pouvez transformer n’importe quelle conversation en appel vidéo Skype for Business, ou vous pouvez les rendre un peu plus formelles en programmant des réunions, qui peuvent aussi être publiques ou privées.
Vous pouvez également intégrer le chat et l’email ; chaque canal a une adresse email (cliquez sur les trois points du nom du canal pour voir l’adresse et contrôler qui peut envoyer des messages). Ainsi, si vous souhaitez transférer un message d’un client ou une pièce-jointe d’un fournisseur, vous pouvez l’envoyer au canal et toutes les pièces-jointes sont téléchargées dans la zone de fichier de l’équipe sur SharePoint.
Une meilleure prise en charge des appels vidéos
Cliquez sur l’avatar de quelqu’un et vous obtenez une carte avec ses coordonnées pour que vous puissiez lui envoyer un e-mail ou utiliser son numéro de téléphone, ou passer un appel vocal ou vidéo directement. Et contrairement à Skype for Business, lorsque vous passez un appel, votre microphone et votre caméra sont allumés immédiatement au lieu que vous ayez à choisir de rétablir le son et de partager des vidéos.
Les notifications signifient que vous n’avez plus besoin de continuer à regarder la fenêtre de Teams. Vous pouvez choisir les alertes que vous voulez voir, et vous pouvez regarder dans le volet Activité pour voir ce que vous avez manqué (ou l’utiliser comme une boîte de réception pour rattraper les conversations). Si quelqu’un vous mentionne avec @, vous verrez juste ce commentaire dans votre flux, avec un badge rouge @ pour que vous sachiez pourquoi il est là. Les commentaires marqués comme importants (une fonction pratique qui est cachée dans les options de formatage supplémentaires lorsque vous tapez dans le chat) obtiennent un badge rouge avec un point d’exclamation. Suivez un canal si vous avez besoin de voir tout ce qu’il y a de nouveau dans votre flux.
Les chaînes avec du nouveau contenu sont marquées en gras dans la liste des chaînes, et il y a une ligne ‘dernière lecture’ bien pratique pour que vous puissiez voir quand vous revenez aux anciens commentaires. Vous pouvez également marquer jusqu’à cinq canaux de différentes équipes comme favoris, pour un accès rapide.
L’application Windows est une application de bureau, pas une application UWP (Universal Windows Platform). Cela signifie qu’elle fonctionnera sous Windows 7 et 8.1 pour les entreprises qui n’ont pas installé Windows 10, mais aussi qu’elle perd en options d’intégration. Les notifications qui s’affichent ne sont pas des contenus enrichis auxquels vous pouvez répondre comme elles le sont avec la nouvelle application Skype Preview (et elles ne sont pas suivies dans l’Action Center). Les applications iOS et Android y parviennent mieux, mais vous devez quand même gérer les notifications sur chaque appareil.
De nombreux onglets spécifiques
Les onglets vous permettent de personnaliser l’interface du canal en ajoutant des liens. Les onglets par défaut vous déplacent entre le chat de groupe, les fichiers et le Wiki, mais vous pouvez également épingler des fichiers Office, des PDF et des sites Web spécifiques, ainsi que des sites SharePoint – et une longue liste d’autres services Microsoft et tiers dans la galerie des onglets.
Vous pouvez intégrer des tableaux de bord Power BI et des tableaux Kanban de Visual Studio Team Services, des espaces de travail Wrike, Polly pour les sondages, Azure Streams ou YouTube, Microsoft Planner ou Asana pour la planification, entre autre. Vous pouvez également empaqueter vos propres applications web. Les onglets vous permettent de transformer Teams en une plaque tournante des outils et des informations dont votre équipe a besoin.
Teams prend aussi en charge les robots. Le bot intégré est un chatbot conçu pour répondre à vos questions. Microsoft est également en train de construire le WhoBot, destiné à vous aider à trouver des personnes dans votre organisation avec une expertise spécifique. Il existe des robots tiers comme Hipmunk et Kayak pour la planification des voyages, Growbot pour les compliments aux collègues, Statsbot pour l’affichage des statistiques des services comme Salesforce, Backtrack pour le suivi des paquets et Zoom.ai pour la planification du calendrier. Teams est provoqué avec plus de 20 bots, et vous pouvez aussi faire vos propres chatbots ; n’importe quel bots fait avec le Microsoft Bot Framework fonctionnera avec Teams.
Une foule de services tiers
Parmi les différentes options d’intégration, il y a plus de 150 connections à des services tiers, de Google Analytics, à Twitter en passant par Zendesk.
Certaines fonctionnalités sont superbement intégrées à la fois sur le site Web et dans les applications. D’autres outils Microsoft basés sur les groupes Office 365 s’intègrent parfaitement lorsque vous les ajoutez sous forme d’onglets. Power BI est un tableau de bord d’informations en temps réel. Wunderlist et Trello sont disponibles en tant que connecteurs, et ce que vous obtenez ce sont des notifications d’événements sur lesquels vous cliquez pour ouvrir le service plutôt qu’une vue en direct des informations contenues dans ce service.
De même, il est très pratique de voir vos fichiers récents de SharePoint et OneDrive for Business en même temps que les fichiers de Teams, ce qui vous permet d’ajouter rapidement des fichiers de projet sur lesquels vous avez déjà commencé à travailler. Lorsque vous cliquez sur un fichier, vous obtenez un aperçu et la fenêtre de discussion à côté de cet aperçu est exactement au bon endroit pour avoir une conversation. Seul côté négatif, celui-ci n’affiche pas les commentaires qui sont à l’intérieur du document dans l’aperçu ou la fenêtre de discussion. S’il s’agit d’un fichier Office, vous pouvez le modifier, toujours via une nouvelle fenêtre – soit une page Web pour Office en ligne, soit l’application Office native.
Une plateforme pensée pour les entreprises
Pour les entreprises, l’un des grands avantages de Teams est l’intégration en matière de sécurité, d’authentification et de conformité de la même manière que Office 365. Si vous utilisez des contrôles d’accès ou le DLP pour empêcher le partage d’informations sensibles sur les clients au-delà d’un groupe restreint d’employés, cela s’appliquera également.
Si vous avez des licences E3 ou E5, vous bénéficiez de fonctions avancées de conformité, la recherche dans les journaux de log, en utilisant l’interface que vous utilisez pour tous vos autres services métiers clés sur Office 365. Ce niveau d’intégration avec Office 365 est ce qui rend Teams si utile.
Conclusion
Microsoft Teams est en compétition sérieuse avec Slack et HipChat, offrant un solide mélange de façons pratiques et sociales de partager l’information avec vos collègues. Il existe de fortes intégrations avec d’autres outils et services Office 365, ainsi qu’un nombre croissant de services tiers, avec la possibilité d’ajouter des bots interactifs ainsi que divers onglets.
Microsoft Teams ne remplacera peut-être pas Slack et HipChat dans les organisations où celles-ci se sont déjà imposées, même si l’abonnement Office 365 le moins cher pour les entreprises ne coûte qu’un dollar de plus par mois et par utilisateur que de payer Slack à lui seul. Il s’agit toutefois d’un choix évident pour toute entreprise à la recherche d’un outil de chat d’équipe, et un jeu d’enfant à installer pour toute entreprise qui a déjà un abonnement commercial Office 365.
Article “Microsoft Teams review: Serious competition for Slack and HipChat” traduit et adapté par ZDNet.fr
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