publicité
Un succès venu de l’Est
C’est au début des années 2010 que Lev Bannov, fondateur d’une ESN basée en Lettonie, décide de développer une suite bureautique afin d’améliorer le partage de documents entre les collaborateurs de l’entreprise. Fort de son succès en interne, Lev Bannov présente sa solution à des clients externes, et lance officiellement la première version d’ONLYOFFICE Online Document Editors en 2012 au CeBit. Fin 2019, ONLYOFFICE compte déjà plus de 5 millions d’utilisateurs à travers le monde. L’utilisation d’Open Source est le maître mot de ce qui n’était au départ qu’une solution destinée à un usage interne.
Se différencier par l’intégration, et l’innovation
Quand on se lance sur le marché des solutions collaboratives, un premier gage de succès est la compatibilité avec les leaders existants sur le marché. Il faut pouvoir travailler avec de multiples formats de documents, y compris propriétaires, proposer des fonctions avancées par rapport à d’autres plateformes, et apporter une souplesse d’usage pour les utilisateurs finaux. Tatiana Kochedykova, Directrice Marketing et Communication rappelle : « Nous avons été les premiers à créer les éditeurs de documents en ligne en utilisant l’élément Canvas de HTML5.
Cela nous permet de garder un cran d’avance sur nos concurrents en fournissant à nos utilisateurs la suite bureautique la plus complète hautement compatible avec les formats Microsoft Office et OpenDocument ».
La suite bureautique en ligne ONLYOFFICE inclut un traitement de texte, un tableur et un outil de présentation qui permettent d’éditer les documents en ligne et de collaborer en temps réel sur les fichiers de tous les formats courants et de toute complexité.
Tatiana Kochedykova complète : « ONLYOFFICE permet par exemple d’insérer simplement des liens, tableaux, graphiques, formes, objets texte, fonctions ou filigranes. Il est très facile d’étendre les capacités des éditeurs à l’aides des macros, modules complémentaires existants, tels que traduction, parole, table de symboles, ajout de vidéos YouTube, ou encore des macros spécifiques développées par les clients en se servant des API d’ONLYOFFICE ».
ONLYOFFICE fournit des droits d’accès flexibles (accès complet, lecture seule, commentaire, remplissage de formulaire, révision), auxquels s’ajoutent deux modes de co-édition (rapide et strict), révision, suivi des modifications, historique des versions, chat et commentaire. Grâce à une quinzaine de connecteurs disponibles, la solution s’intègre facilement à d’autres plateformes de productivité comme par exemple Nextcloud, Pydio, xWiki, SharePoint.
La plate-forme collaborative ONLYOFFICE centralise tous les outils nécessaires à la communication, à la coordination des tâches, au partage du travail et des ressources, à travers les modules suivants : la gestion des documents et des projets, y compris le Diagramme de Gantt, le CRM, l’agrégateur de mail, le calendrier, les outils de communication internes tels que les blogs, les sondages, la base de connaissance avec le balisage de wiki, ou encore la messagerie instantanée.
Collaborer en temps réel
Tatiana Kochedykova rappelle : « Les utilisateurs ont toujours à leur disposition quatre outils : un traitement de texte, un tableur, un outil de présentation et une visionneuse de fichiers PDF, pour éditer et gérer les documents stockés dans le portail de ONLYOFFICE ou bien dans d’autres services cloud connectés à ONLYOFFICE ». Les collaborateurs, même à distance, peuvent échanger en temps réel, proposer leurs idées d’amélioration, accepter ou rejeter les suggestions faites par leurs collègues.
Il est important que toutes les modifications en phase de co-édition s’effectuent sur le côté client. De cette façon, chaque utilisateur peut activer les options dont il a besoin, et travailler sur le document sans déranger les autres. Par ailleurs, la plate-forme s’intègre harmonieusement avec les services tiers tels que Twilio, WordPress, Dropbox et autres, pour étendre les fonctionnalités du bureau digital et répondre encore mieux aux besoins des entreprises.
Sécuriser les documents et contrôler leur accès
Si ONLYOFFICE est conçue avant tout pour améliorer la collaboration à tous les niveaux, il faut cependant assurer une sécurité aux documents échangés, et gérer de façon la plus fine possible les droits d’accès des utilisateurs. Ces droits sont définis pour l’accès utilisateurs aux modules de la plate-forme de productivité ONLYOFFICE, mais également aux dossiers et documents du module Documents
En ce qui concerne les modules de la plateforme ONLYOFFICE, il existe trois niveaux d’accès au sein du portail : un niveau invité avec accès en lecture seule, un accès utilisateur avec les privilèges de base et enfin celui réservé aux administrateurs avec des privilèges avancés leur permettant de gérer un ou plusieurs modules.
En termes de granularité, les administrateurs configurent les droits d’accès à chaque module du portail pour chaque utilisateur ou un groupe d’utilisateurs. Tatiana Kochedykova précise : « Cette gestion des droits d’accès permet non seulement d’établir une hiérarchie des droits au sein d’une équipe, mais aussi de contrôler très finement l’accès aux données et aux fichiers sensibles ».
Les solutions de ONLYOFFICE sont conformes au RGPD, et incluent le droit des utilisateurs de posséder et de contrôler leurs données personnelles. Pendant l’édition collaborative, les documents et les transferts de données sont chiffrés de bout-en-bout, avec l’algorithme de cryptage AES-256.
Par ailleurs, ONLYOFFICE utilise une technologie Blockchain avec cryptage asymétrique pour un stockage et un transfert des mots de passe fiables Chaque document est crypté à l’aide de sa clé unique AES 256 bits, mise à jour à chaque fois que le document est enregistré. Chaque clé est à son tour protégée par un cryptage asymétrique, puis est stockée dans le réseau blockchain avec un UUID unique comme nom de fichier et l’adresse du compte blockchain de l’auteur.
Une fois cryptés, vous pouvez stocker les documents sur votre plateforme cloud préférée et vous assurer que personne n’a accès au contenu de vos documents.
Quelques références
ONLYOFFICE compte plus de 5 millions d’utilisateurs à travers le monde. Tatiana Kochedykova rappelle : « Nos solutions aident à organiser et optimiser le flux de travail dans de nombreuses entreprises de différents secteurs d’activité et organismes à but non lucratifs internationaux tels que l’Unesco, la Croix Rouge, mais également le gouvernement de la république Tchèque ou le Ministère de l’Intérieur en France ».
ONLYOFFICE est très utilisée dans le monde de l’enseignement, avec en France, plus de 30 universités et établissements d’enseignement français comme l’Université Paris 1, les Universités de Grenoble, de Nantes, de Strasbourg, de Rouen, de Lorraine, l’Université Paris-Sud, les académies de Toulouse, Amiens, Lille, Dijon, Lyon. Il en est de même sur le secteur de la recherche avec notamment l’INRIA, l’Institut de Biologie de Lille, l’Institut national de physique nucléaire et de physique des particules, l’Institut du Cerveau et de la Moelle Epinière.
ONLYOFFICE est également utilisée dans de grandes entreprises du secteur privé comme Oracle, Fujitsu, Thomson Reuters, Deloitte, Suzuki.
ONLYOFFICE est disponible en mode SaaS, et en version auto-hébergée pour Linux et Windows. Trois versions commerciales – Entreprise Edition, Integration Edition et DeveloperEdition – apportent les fonctionnalités nécessaires à chacun de ces environnements.
Les éditeurs de bureau ONLYOFFICE sont en téléchargement libre pour Windows, Linux et Mac, aussi bien que les applications mobiles pour iOS et Android.”
Comments