« Ping » fait notre téléphone dans l’open space. « Vrrrr » fait celui de notre collègue sur la table. On ne peut plus le nier, la messagerie instantanée fait désormais partie intégrante de notre quotidien. Mais quels sont les codes à adopter sur ces nouveaux moyens de communication ?
Messenger a eu la bonne idée de réaliser un guide de bonne conduite 2.0 en partenariat avec Debrett, un éditeur de manuels de savoir-vivre. Un guide de bonne conduite que nous avons amendé pour le rendre utile dans le monde de l’open space et des rendez-vous d’affaires. Voici donc 10 principes qui vous seront particulièrement utiles dans le cadre de vos conversations personnelles et professionnelles avec les outils de messagerie instantanées.
Adoptez le bon ton (et prudence sur les smiley)
Même à l’écrit, votre ton s’entend ! Le second degré ou le sarcasme, même si on l’adore dans la vraie vie, peut ne pas être compris par votre interlocuteur. Surtout dans un cadre professionnel. Il est donc conseillé d’adopter un ton neutre dans le cadre de vos relations professionnelles. Laissez tomber aussi le ton enjoué. Bien sûr, prudence sur les smiley. Certes, vous pouvez agrémenter vos messages de symboles ou d’emojis. Mais limitez cela aux emojis les plus classiques et les moins équivoques.
Faites des messages de quelques mots à une phrase
Un business plan ou un bilan comptable dans un message ? Ce n’est peut-être pas la meilleure des idées ! Recevoir de longs messages peut être pesant et met beaucoup de pression à votre interlocuteur pour vous répondre un message à la hauteur relèvent les équipes de Messenger. Cependant, répondre continuellement par monosyllabes ou emoji pourrait être interprété comme un manque d’intérêt. Quelle est la bonne longueur en ce cas ? Selon l’étude menée par Messenger pour 68% des répondants un message ne devrait pas excéder quelques mots, et pour 65% une phrase.
Stop à l’avalanche de messages ! (surtout dans les conversations de groupe)
Nous l’avons tous vécu, ce moment où l’on essaie désespérément de se concentrer et que les notifications ne cessent d’apparaître sur notre téléphone. Alors oui, pour le bien de vos interlocuteurs, si votre message peut tenir en un seul, privilégiez ce format ! Selon 37% des répondants à l’enquête, il est mal perçu d’envoyer trop de messages séparés (plus de 10 réponses pour un seul message) surtout dans les conversations de groupe !
Partagez, mais pas trop ! (où la grande question de la confidentialité)
« Et ensuite elle me dit… Attends je t’envoie la capture d’écran c’est plus simple » que celui qui ne l’a jamais fait jette la première pierre. Dans un cadre professionnel, cela peut avoir du sens si tout les participants d’une réunion sont dans une discussion de groupe. Mais partager ce type d’informations ne respecte pas forcément la confiance que vous a accordé une personne en premier lieu.
Sans compter les problèmes de respect de ligne hiérarchique. En clair, le partage de documents sur les conversations de messagerie instantanée doit correspondre à ce que vous seriez prêt à partager lorsque les documents sortiraient de la photocopieuse.
Sachez à qui vous vous adressez dans les conversations de groupe !
Ce point est surtout valable pour les conversations de groupe. Avant de dire quoi que ce soit, surtout si vous souhaitez parler de quelqu’un dans son dos, assurez-vous qu’elle ne fasse pas partie de la conversation. Qui plus est, si vous avez des informations qui ne concernent pas tout le groupe, il est conseillé de privilégier une conversation en tête à tête ou d’en créer un nouveau. Même règle pour les private jokes, gardez-les pour un autre moment ! Et si cela vaut tout à fait dans un cadre personnel, cela prévaut évidemment dans un cadre professionnel.
Ne laissez pas vos interlocuteurs sans réponse
En 2019, la réponse la plus triste que l’on puisse recevoir est un « vu ». Selon l’étude menée par Messenger, la plus grande cause de frustration lors d’une conversation de groupe est de n’avoir aucune réponse à un message. Répondez, même un court message, cela fera toujours plaisir ! Surtout à un collègue ultra motivé !
Ne tardez pas trop à répondre (ou bien ne lisez pas)
Oui, le « vu » est terrible. C’est pourquoi, si vous êtes occupé et que le message n’est pas urgent, nous vous conseillons de ne pas l’ouvrir avant d’avoir le temps d’y répondre. Cela vous évitera de heurter les plus sensibles, et le message non lu pourra vous servir de rappel pour y répondre.
Cela est d’autant plus notable dans le cadre du travail, là où les heures de travail devraient être respectées, même dans les conversations à distance.
Non au Ghosting !
Ha le ghosting… De plus en plus répandu ces dernières années il en est devenu un véritable phénomène de société. Si bien que 47% des répondants à l’étude ont déjà été ghostés.
Ghosté ? Cette situation advient tout simplement quand votre interlocuteur ne vous répond plus alors que vous tentez de communiquer avec lui. Bien sûr, dans un cadre professionnel, cela peut même vous être fort préjudiciable. Le conseil : si vous avez perdu intérêt dans une conversation, faites-le savoir à votre interlocuteur avant de cesser de répondre !
Partez comme un prince (et trouvez une bonne excuse)
Vous n’en pouvez plus des messages incessants de la conversation « EVJF de Virginie » ? Vous pouvez quitter la conversation ou la mettre en sourdine, mais en restant polis ! Prévenez vos interlocuteurs que vous ne pourrez pas être présents dans la conversation (on vous conseille l’excuse du travail, ça marche à tous les coups) et vous voilà libérés !
De même dans le cadre d’un usage professionnel, avertissez que vous ne pourrez être présent à la réunion qui se prépare avant de quitter les lieux. C’est toujours mieux que de partir sans laisser d’adresse.
Déconnectez-vous avec style !
Ne sous-estimez pas la valeur d’un « au revoir » lorsque vous terminez une conversation. Surtout lorsque vous vous adressez à des personnes qui n’ont pas grandi avec Internet, et ne comprendront pas votre soudain silence : lorsque presque la moitié des 45-64 ans interrogés terminent toujours une conversation par un « au revoir », seulement un tiers des 18-24 en font l’effort. Alors on prend exemple sur nos parents plutôt que sur nos enfants, et on dit au revoir !
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